6. Processus Métiers

Informez-vous : Pour commencer, il est essentiel de vous informer sur les différentes techniques et les outils d’optimisation existants sur le marché. De nombreuses formations sur l’excellence opérationnelle sont aujourd’hui disponibles gratuitement ou à moindre coût. Cela ne remplacera pas une analyse personnalisée des processus métier de votre entreprise, mais vous permettra d’avoir une première idée générale du potentiel d’optimisation offert par le numérique.

‍Impliquez vos collaborateurs : L’optimisation et l’automatisation des processus de l’entreprise ne doit pas se faire par la seule volonté des dirigeants. Lancez une enquête sur le terrain, donnez la parole aux acteurs directement impliqués dans les processus pour identifier les lacunes et les besoins d’amélioration.

Passez en revue vos processus actuels : Observez et analysez rigoureusement chaque étape des processus métiers de votre entreprise, quelle que soit leur nature, pour identifier les difficultés existantes et émergeantes. Parfois même les problèmes considérés comme techniques s’avèrent être imputables à des humains ou au processus.

‍Adoptez une approche pluridisciplinaire: L’optimisation des processus ne se limite pas simplement à leur dématérialisation. Bien que la démarche de digitalisation joue un rôle important, il est indispensable de la coupler avec la vision métier et prendre en compte les attentes et les contraintes de tous les acteurs impliqués dans les processus. Cela vous permettra de trouver des pistes d’optimisation les plus adaptées et faciliter l’implémentation de nouveaux processus par la suite.

‍Lancez-vous : Une fois les vraies causes identifiées, il est temps de lancer les actions correctives. Même si votre analyse montre une nécessité de réviser vos processus dans leur globalité, vous pouvez mettre en place quelques solutions provisoires en attendant.

Construisez votre processus cible : Une fois les goulots d’étranglement et les points de rupture des flux identifiés, cherchez les meilleures solutions pour y remédier. Un outil digital, de nouvelles compétences ou un nouveau cadre d’utilisation plus structuré peuvent vous aider à y parvenir. Avant de vous lancer dans une dématérialisation ou une automatisation, commencez par une simplification « pure et dure » de vos processus : moins d’étapes, de formalisme et de contraintes.

Choisissez la bonne solution pour automatiser vos processus : Chaque jour de nouveaux outils apparaissent sur le marché, offrant de nombreuses fonctionnalités d’optimisation. Le bon choix d’outil est la clé de succès de votre transformation. Différents critères doivent être pris en considération : mode d’hébergement, effort de déploiement, scalabilité, volume des données à traiter, contraintes de sécurité, contraintes liées au facteur humain, etc. N’ignorez par cette étape primordiale.

Commencez par un projet pilote : L’enthousiasme général d’automatiser le plus possible et plus rapidement contraint parfois la direction à choisir des processus lourds et complexes à automatiser, ce qui complexifie la démarche et rallonge les délais de mise en œuvre. Si c’est votre premier projet d’automatisation, commencez plutôt par un processus de taille raisonnable (par exemple, l’onboarding d’un nouveau collaborateur), afin de démontrer les avantages de l’automatisation de façon contrôlée et à petite échelle.

Procédez par itération : Pour tout projet de transformation des processus métiers, il ne faut pas hésiter à partir d’un cas simple pour ensuite progressivement étendre le périmètre tout en évaluant au fur et à mesure la solution mise en place. Cela vous laissera du temps pour bien mesurer l’impact de vos changements et ajuster votre stratégie en cas de besoin.

Mesurez la performance : Comme pour tout projet innovant, il est nécessaire de s’appuyer sur différents paramètres pour mesurer les résultats de vos projets d’optimisation des processus. Dans le cadre d’un projet RPA par exemple, il ne s’agit pas seulement de vérifier si le temps d’exécution a été amélioré grâce aux robots, mais aussi de surveiller la qualité de cette action et l’impact sur les processus connexes. Assurez-vous de l’optimisation globale des processus et de la cohérence de la démarche dans son ensemble.  

Passez à l’échelle : Vous avez introduit les différentes solutions d’optimisation et vous vous êtes assurés de la cohérence de leurs interactions et de l’impact positif sur l’ensemble des processus de l’entreprise ? Il est temps de passer à l’échelle. Structurez votre démarche d’industrialisation et passez à l’action !

Ecoutez les tendances sociétales : Les tendances sociétales émergeantes sont souvent les causes des changements structurels. L’enjeu de protection des données personnelles faisait partie des inquiétudes sociétales depuis un certain temps, mais il a fallu l’affaire de Cambridge Analytica pour mettre en place des dispositifs réglementaires à grande échelle. Les tendances écoresponsables sont présentes sur le marché depuis longtemps, mais il a fallu une vraie crise énergétique provoquée par la guerre en Ukraine pour que les entreprises entament leur transition énergétique. Vous ne pouvez pas savoir quel événement sera le déclencheur du prochain grand changement, mais vous pouvez en anticiper les grands principes en observant les tendances sociétales émergeantes.

Inspirez-vous de vos collaborateurs : Le monde change, tout comme les méthodes de travail et les usages. Etudiez les nouveaux usages émergeants avant d’effectuer un investissement de grande envergure. Plusieurs entreprises qui ont investi dans la rénovation des locaux physiques pendant la crise sanitaire s’en sont rendus compte en observant les bureaux vides à la sortie du confinement. Les écarts dans l’organisation du travail seront de plus en plus visibles avec l’arrivée des digital natives. Préparez-vous à bousculer les codes !