5. Collaborateur.ice.s et marque employeur

Faites un état des lieux : Pour commencer, identifiez les difficultés auxquelles vos collaborateurs font face lors de la réalisation de leurs activités. Comment impactent-elles la performance ? Quels collaborateurs sont concernés ? Comment pouvez-vous faciliter leur travail ? Cette réflexion doit être menée avec vos collaborateurs. Soyez à leur écoute.

Lancez-vous pour couvrir les premiers besoins : Identifiez un cas d’usage qui peut être résolu facilement avec la mise en place d’un outil digital. Lancez le premier projet pilote sur un périmètre restreint (une équipe d’expérimentation) et analyser les impacts avant de généraliser la nouvelle méthode à tous les collaborateurs.

Constituez votre vision de l’expérience digitale du collaborateur : Tirer les conclusions de votre première analyse et de vos expérimentations pour identifier les attentes et les besoins de vos collaborateurs. Basez-vous sur les retours d’expérience pour construire une vision d’ensemble et identifier des axes de travail prioritaires.

Cadrez les usages : L’introduction de nouveaux outils doit faciliter le travail des collaborateurs et pas l’inverse. Ainsi, les nouveaux usages ne doivent pas créer une complexité supplémentaire dans la réalisation des actions habituelles (par ex : double saisie ou double validation). Formulez des recommandations d’utilisation claires et expliquez les différences entre différents outils pour éviter des usages non voulus et contre-productifs.

Privilégiez la vision plateforme : Pour travailler de manière efficace, il est indispensable d’avoir une vision cohérente de l’écosystème des outils du collaborateur. Favorisez l’interconnexion des différentes solutions et la synchronisation des données. A terme, cette intégration contribuera à fluidifier le travail collaboratif, y compris entre les services et différents sites de l’entreprise.

Associez les collaborateurs à la réflexion : Dès le début du projet, il est important d’associer l’ensemble des collaborateurs à une réflexion commune. Cela vous permettra d’identifier les besoins de chaque métier et prendre en compte tous les usages pour constituer une vision partagée de votre futur Digital Workplace.

Trouver les outils adaptés : Il est parfois tentant de prendre la solution la plus connue sur le marché, qui semble satisfaire les attentes des collaborateurs des différentes entreprises. Pour que la transformation de l’espace de travail soit réussie, assurez-vous de bien connaitre vos collaborateurs et leurs habitudes de travail et choisissez une solution qui correspond le mieux à votre contexte métier (mobilité, conditions d’exploitation particulières, sécurité, maturité digitale, etc.)

‍Impliquez les collaborateurs dans le choix de l’outil digital : Pour aider à départager plusieurs solutions entre elles, faîtes les tester par un panel représentatif de vos collaborateurs. Ecoutez leurs avis et analysez leurs suggestions. Peut-être certains de vos collaborateurs les ont déjà utilisé dans d’autres contextes et ont un avis particulier sur le sujet.

Communiquez sur vos choix : Parfois le choix d’outils peut être conditionné à des règles de sécurité ou des prérequis techniques. Le manque de communication autour de ces sujets peut provoquer l’incompréhension des collaborateurs vis-à-vis le choix effectué. Expliquez les enjeux d’intégration et de sécurité à vos collaborateurs pour éviter toute frustration et construire une vision partagée des critères de sélection.

Mesurez le niveau d’adoption individuelle et collective : Afin de connaître le niveau d’adoption et de performance, des indicateurs simples et partagés par tout le monde doivent être définis. Ils permettent de mesurer de manière objective l’ancrage des nouveaux usages et identifiez des points précis de blocage.

Développez l’implication de vos collaborateurs : Faire évoluer votre Digital Workplace en continu est possible grâce à l’implication des utilisateurs motivés parmi vos collaborateurs. Restez à leur écoute, par exemple, grâce à un forum d’expérimentateurs. Cela vous aidera à définir vos prochaines évolutions, tester les nouvelles fonctionnalités, faire remonter les problématiques du terrain et ainsi affiner votre stratégie de conduite du changement. ‍

Anticipez les freins : Malgré vos efforts d’accompagnement, le déploiement de nouveaux outils digitaux peut être perçu comme une menace par vos collaborateurs. Il est important d’identifier les fondements de cette perception (inadéquation aux besoins, complexité de la solution, peur de perte d’emploi) pour adapter votre stratégie par la suite. Pour cela, systématisez les retours d’expérience après chaque changement à travers d’un temps d’échange dédié ou d’un questionnaire de satisfaction.

Organisation du travail plus flexible pour attirer les talents : Les conditions de travail et l’équilibre pro-perso sont les critères importants de choix d’entreprise pour les «digital natives», bien plus que la rémunération. Profitez des avantages du numérique pour offrir plus de flexibilité en termes d’organisation du travail à vos collaborateurs. Mettez-le en avant lors de votre processus de recrutement.

Un vrai changement, plutôt que des mesures cosmétiques : Bien que très tendance, la création du poste de Chief Happiness Officer (CHO) ne reflète pas les changements attendus par les collaborateurs, qui cherchent de plus en plus une organisation horizontale et une autorité centrée sur les compétences plus que sur les titres hiérarchiques. Donnez des moyens à vos managers de se transformer en team leaders inspirants et compétents. Par exemple, en mettant en place des outils d’automatisation des tâches récurrentes et en leur libérant ainsi du temps pour développer de nouvelles compétences.