Digitalomètre

5. Collaborateur.ice.s et marque employeur

La digitalisation participe à l’amélioration des conditions de travail des salariés en leur offrant davantage d’outils pour communiquer et collaborer efficacement (intranet social, messagerie d’entreprise, espace de travail numérique, etc.) et en leur donnant la flexibilité de travailler à distance. Elle contribue aussi à l’amélioration de l’attractivité employeur aussi bien en interne qu’en externe grâce à une utilisation judicieuse d’outils RH, sites carrières et réseaux sociaux.

Différents niveaux de digitalisation

5. Collaborateur.ice.s et marque employeur

Dimension

1. Curieux

Niveau

Menaces

Ne pas prendre en compte l’expérience des collaborateurs au sein de votre stratégie digitale, c’est ignorer leurs attentes et courir le risque de générer des frustrations contre-productives ou encore de perdre les talents que l’on cherche à attirer.

Opportunités

Il existe aujourd’hui un large éventail de technologies et d’outils digitaux favorisant l’environnement de travail plus collaboratif et mobile, appelé communément Digital Workplace. Ces outils sont une vraie opportunité pour l’entreprise d’améliorer l’expérience de ses collaborateurs.

Level-Up!

Faites un état des lieux : Pour commencer, identifiez les difficultés auxquelles vos collaborateurs font face lors de la réalisation de leurs activités. Comment impactent-elles la performance ? Quels collaborateurs sont concernés ? Comment pouvez-vous faciliter leur travail ? Cette réflexion doit être menée avec vos collaborateurs. Soyez à leur écoute.

Lancez-vous pour couvrir les premiers besoins : Identifiez un cas d’usage qui peut être résolu facilement avec la mise en place d’un outil digital. Lancez le premier projet pilote sur un périmètre restreint (une équipe d’expérimentation) et analyser les impacts avant de généraliser la nouvelle méthode à tous les collaborateurs.

Constituez votre vision de l’expérience digitale du collaborateur : Tirer les conclusions de votre première analyse et de vos expérimentations pour identifier les attentes et les besoins de vos collaborateurs. Basez-vous sur les retours d’expérience pour construire une vision d’ensemble et identifier des axes de travail prioritaires.

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Dimension

2. Émergeant

Niveau

Menaces

Quelques initiatives isolées peuvent ne pas suffire pour améliorer l’expérience digitale de vos collaborateurs. Et le manque de cohérence entre différentes initiatives peut même avoir un effet inverse et générer des frustrations au sein de vos équipes.

Opportunités

La transformation digitale ne consiste pas seulement à dématérialiser les différentes activités ou étapes du processus. Profitez de la démarche pour trouver des pistes d’optimisation des processus internes et assurez-vous que l’intégration des nouveaux outils est cohérente avec le parcours collaborateur dans sa globalité.

Level-Up!

Cadrez les usages : L’introduction de nouveaux outils doit faciliter le travail des collaborateurs et pas l’inverse. Ainsi, les nouveaux usages ne doivent pas créer une complexité supplémentaire dans la réalisation des actions habituelles (par ex : double saisie ou double validation). Formulez des recommandations d’utilisation claires et expliquez les différences entre différents outils pour éviter des usages non voulus et contre-productifs.

Privilégiez la vision plateforme : Pour travailler de manière efficace, il est indispensable d’avoir une vision cohérente de l’écosystème des outils du collaborateur. Favorisez l’interconnexion des différentes solutions et la synchronisation des données. A terme, cette intégration contribuera à fluidifier le travail collaboratif, y compris entre les services et différents sites de l’entreprise.

Associez les collaborateurs à la réflexion : Dès le début du projet, il est important d’associer l’ensemble des collaborateurs à une réflexion commune. Cela vous permettra d’identifier les besoins de chaque métier et prendre en compte tous les usages pour constituer une vision partagée de votre futur Digital Workplace.

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Dimension

3. Expérimenté

Niveau

Menaces

La sous-estimation de l'importance du collaborateur dans la conception d’un espace de travail digitalisé peut être à l’origine de certaines problématiques RH au sein de votre entreprise. En effet, un outillage de l’environnement de travail non adapté peut provoquer une baisse de productivité et créer une frustration chez les collaborateurs, habitués à travailler avec les outils efficaces.

Opportunités

Si vous impliquez vos collaborateurs dans votre démarche dès le début du projet et dans le cadre d’amélioration continue, vous garantissez l’adéquation de la solution à leurs besoins et leurs attentes et facilitez leur adhésion.

Level-Up!

Trouver les outils adaptés : Il est parfois tentant de prendre la solution la plus connue sur le marché, qui semble satisfaire les attentes des collaborateurs des différentes entreprises. Pour que la transformation de l’espace de travail soit réussie, assurez-vous de bien connaitre vos collaborateurs et leurs habitudes de travail et choisissez une solution qui correspond le mieux à votre contexte métier (mobilité, conditions d’exploitation particulières, sécurité, maturité digitale, etc.)

Impliquez les collaborateurs dans le choix de l’outil digital : Pour aider à départager plusieurs solutions entre elles, faîtes les tester par un panel représentatif de vos collaborateurs. Ecoutez leurs avis et analysez leurs suggestions. Peut-être certains de vos collaborateurs les ont déjà utilisé dans d’autres contextes et ont un avis particulier sur le sujet.

Communiquez sur vos choix : Parfois le choix d’outils peut être conditionné à des règles de sécurité ou des prérequis techniques. Le manque de communication autour de ces sujets peut provoquer l’incompréhension des collaborateurs vis-à-vis le choix effectué. Expliquez les enjeux d’intégration et de sécurité à vos collaborateurs pour éviter toute frustration et construire une vision partagée des critères de sélection.

5. Collaborateur.ice.s et marque employeur

Dimension

4. Visionnaire

Niveau

Menaces

Plus votre écosystème d’outils du collaborateur est important, plus il y a de risques liés à l’humain à gérer, notamment le manque d’adhésion.

Opportunités

Au-delà des outils, il est important de faire émerger progressivement une culture collaborative. Bonne nouvelle : un grand nombre d’outils digitaux sont conçus pour faciliter la collaboration. Si leur implémentation est couplée avec la stratégie de conduite du changement efficace, l’adhésion des collaborateurs est garantie.

Level-Up!

Mesurez le niveau d’adoption individuelle et collective : Afin de connaître le niveau d’adoption et de performance, des indicateurs simples et partagés par tout le monde doivent être définis. Ils permettent de mesurer de manière objective l’ancrage des nouveaux usages et identifiez des points précis de blocage.

Développez l’implication de vos collaborateurs : Faire évoluer votre Digital Workplace en continu est possible grâce à l’implication des utilisateurs motivés parmi vos collaborateurs. Restez à leur écoute, par exemple, grâce à un forum d’expérimentateurs. Cela vous aidera à définir vos prochaines évolutions, tester les nouvelles fonctionnalités, faire remonter les problématiques du terrain et ainsi affiner votre stratégie de conduite du changement.

Anticipez les freins : Malgré vos efforts d’accompagnement, le déploiement de nouveaux outils digitaux peut être perçu comme une menace par vos collaborateurs. Il est important d’identifier les fondements de cette perception (inadéquation aux besoins, complexité de la solution, peur de perte d’emploi) pour adapter votre stratégie par la suite. Pour cela, systématisez les retours d’expérience après chaque changement à travers d’un temps d’échange dédié ou d’un questionnaire de satisfaction.

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Dimension

5. Leader

Niveau

Menaces

Vos collaborateurs sont plutôt à l’aise avec l’environnement de travail numérique et vous tenez à placer l’expérience collaborateur au centre de tout changement. Il vous faut maintenant s’assurer de la durabilité de vos initiatives et surtout s’adapter aux attentes des «digital natives» qui arrivent sur le marché de travail.

Opportunités

Votre Digital Workplace est aussi un bon moyen d’améliorer la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT). Selon HappyTech, une association des start-ups dédiées au bien-être en entreprise, « un salarié heureux au travail serait 30% plus productif et 6 fois moins absent ». Profitez de la mise en œuvre des solutions innovantes pour améliorer l’expérience collaborateur et la qualité de vie au travail.

Level-Up!

Organisation du travail plus flexible pour attirer les talents : Les conditions de travail et l’équilibre pro-perso sont les critères importants de choix d’entreprise pour les «digital natives», bien plus que la rémunération. Profitez des avantages du numérique pour offrir plus de flexibilité en termes d’organisation du travail à vos collaborateurs. Mettez-le en avant lors de votre processus de recrutement.

Un vrai changement, plutôt que des mesures cosmétiques : Bien que très tendance, la création du poste de Chief Happiness Officer (CHO) ne reflète pas les changements attendus par les collaborateurs, qui cherchent de plus en plus une organisation horizontale et une autorité centrée sur les compétences plus que sur les titres hiérarchiques. Donnez des moyens à vos managers de se transformer en team leaders inspirants et compétents. Par exemple, en mettant en place des outils d’automatisation des tâches récurrentes et en leur libérant ainsi du temps pour développer de nouvelles compétences.